Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla UTOPYA INTELLIGENCE YAZILIM ANONİM ŞİRKETİ tarafından işlenmektedir.

• Veri sorumlusu: UTOPYA INTELLIGENCE YAZILIM ANONİM ŞİRKETİ
• MERSİS numarası: 0897103334500001
• Adres: Orhangazi Mah. Teknopark Cad. Teknopark No: 1 İç Kapı No: 139 Merkez / Düzce
• E-posta: info@utopyai.com
• Telefon: +90 554 614 04 72
• Ürün/Hizmet: Bitasis – Bireysel Takip Sistemi

Bu metinde “Şirket” UTOPYA INTELLIGENCE YAZILIM ANONİM ŞİRKETİ’ni; “Bitasis” veya “Platform” ise web ve mobil uygulamalardan oluşan Bitasis – Bireysel Takip Sistemi’ni ifade eder.

2. Kapsam

Bu metin; Bitasis’i kullanan öğrenciler, veliler ve yasal temsilciler, öğretmenler, eğitim koçları, rehber öğretmenler, okul ve kurum yöneticileri, sistem yöneticileri, yetkili personel ile destek veya iletişim talebinde bulunan kişileri kapsar. Öğrencinin hukuken kendi adına işlem yapamayacağı hâllerde gerekli işlemler veli veya yasal temsilci aracılığıyla yürütülebilir.

3. İşlenen Kişisel Veriler

Kullanıcının rolüne, bağlı olduğu eğitim kurumuna ve kullandığı özelliklere göre aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir:

Bitasis; sağlık, biyometrik, genetik, siyasi düşünce, dini veya felsefi inanç, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ya da diğer özel nitelikli kişisel verileri toplamak amacıyla tasarlanmamıştır. Kullanıcılar serbest metin alanlarına, mesajlara veya belgelere hizmet için gerekli olmayan özel nitelikli kişisel verileri girmemelidir.

4. Yerel Yapay Zekâ Tarafından İşlenen Bilgiler

Öğretmen tarafından çalışma planı taslağı hazırlanması talep edildiğinde öğrencinin sınav sonuçları, ders, konu ve kazanım performansı, eksik kazanımları, akademik hedefleri, çalışma günü ve saati tercihleri, ders tercihleri ve öğretmen değerlendirmeleri kontrollü ortamda çalışan yerel yapay zekâ modeli tarafından işlenebilir.

Yerel yapay zekâ, öğretmenin değerlendirmesine sunulmak üzere bir çalışma planı taslağı oluşturur. Taslak ilgili öğretmen tarafından incelenip onaylanmadan öğrenciye ait çalışma planı olarak oluşturulmaz ve kullanıma sunulmaz. Öğretmen taslağı değiştirebilir, yeniden hazırlatabilir veya reddedebilir. Yapay zekâ çıktısı tek başına otomatik karar değildir; nihai değerlendirme ve onay öğretmen tarafından gerçekleştirilir.

Yapay zekâ modeli Şirketin kontrolündeki yerel veya özel sunucu altyapısında çalıştırılır. Kullanıcı verileri OpenAI veya benzeri harici üretken yapay zekâ hizmetlerine aktarılmaz ve bu hizmetlerin modellerini eğitmek amacıyla kullanılmaz.

5. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Kullanıcı hesabının oluşturulması, doğrulanması ve yönetilmesi,
• İlk giriş ve zorunlu şifre değiştirme sürecinin yürütülmesi,
• Kullanıcının rolüne göre yetkilendirilmesi ve web/mobil hizmetlerinin sunulması,
• Öğrenci, veli, öğretmen, eğitim koçu ve okul ilişkilerinin yönetilmesi,
• Sınav sonuçlarının kaydedilmesi, analiz edilmesi ve akademik gelişimin takip edilmesi,
• Öğretmenin onayına sunulacak kişiselleştirilmiş çalışma planı taslaklarının yerel yapay zekâ yardımıyla hazırlanması,
• Çalışma planı, görev, ödev, hedef ve takvim süreçlerinin yönetilmesi,
• Yetkili öğretmen, koç, veli ve okul yöneticilerine gelişim takibi olanağı sunulması,
• Mesaj, duyuru, destek ve mobil bildirim hizmetlerinin sunulması,
• Kullanıcı deneyiminin ve hizmet kalitesinin geliştirilmesi,
• Bilgi güvenliğinin sağlanması; hata, yetkisiz erişim ve kötüye kullanımın önlenmesi,
• Hukuki hakların kullanılması ve yetkili kurum taleplerinin karşılanması.

6. Hukuki Sebepler

Kişisel veriler; kanunlarda açıkça öngörülme, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olma, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketin meşru menfaati hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Yalnızca gerekli faaliyetlerde ayrı ve özgür iradeyle verilen açık rızaya dayanılır.

Açık rıza gerektirmeyen faaliyetler için açık rıza talep edilmez. Pazarlama iletişimi, zorunlu olmayan çerezler veya benzeri isteğe bağlı işlemler ayrı metin ve tercih mekanizmasıyla yönetilir; bunlara rıza verilmemesi temel Bitasis hizmetlerinden yararlanmayı engellemez.

7. Toplama Yöntemleri

Kişisel veriler; web ve mobil uygulama formları, kullanıcı veya yetkili kişilerce yapılan kayıtlar, yüklenen belge ve dosyalar, sınav, çalışma planı, ödev, takvim, mesaj ve bildirim işlemleri, sistem ve güvenlik kayıtları, destek kanalları, mobil bildirim entegrasyonları, çerezler ve benzeri teknik araçlar üzerinden otomatik veya kısmen otomatik yollarla toplanır.

8. Kişisel Verilerin Aktarılması

Veriler, amaçla sınırlı ve gerekli ölçüde; kullanıcının rol ve yetkisine göre öğrenci, ilişkilendirilmiş veli/yasal temsilci, atanmış öğretmen veya eğitim koçu, rehber öğretmen, okul yöneticisi ve yetkili personele; hizmetin sunulması için gerekli barındırma, veri tabanı, yedekleme, güvenlik, teknik destek ve mobil bildirim sağlayıcılarına; hukuka uygun talep hâlinde yetkili kamu kurumları, mahkemeler ve adli/idari mercilere aktarılabilir.

Öğrenci verilerine yalnızca ilişkilendirilmiş ve yetkilendirilmiş kişiler erişebilir. Hizmet sağlayıcıların erişimi sundukları hizmetin gerektirdiği ölçüyle sınırlandırılır ve gerekli sözleşmesel, idari ve teknik tedbirler uygulanır.

Yurt dışında yerleşik bir teknik hizmet sağlayıcısına kişisel veri aktarımı oluşması hâlinde aktarım, KVKK’nın 9. maddesindeki şartlar ve uygun güvence mekanizmaları yerine getirildikten sonra yapılır. Aktarımın amacı, veri kategorileri, alıcıları ve hukuki mekanizması ilgili kişilere ayrıca açıklanır.

9. Saklama ve İmha

Kişisel veriler, işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve uygulanabilir hukuki saklama veya zamanaşımı süreleri dikkate alınarak muhafaza edilir. İşleme sebeplerinin ortadan kalkması hâlinde veriler Şirketin saklama ve imha süreçlerine uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. İmha işlemleri kayıt altına alınır.

10. Kişisel Verilerin Güvenliği

Şirket; rol ve yetki temelli erişim kontrolü, BCrypt şifre özetleme, oturum ve kimlik doğrulama kontrolleri, ilk girişte zorunlu şifre değişikliği, güvenlik ve denetim kayıtları, yetkisiz erişim izleme, sunucu ve uygulama güvenliği, yedekleme, iş sürekliliği, personel erişim sınırlamaları ve teknik açıkların giderilmesi gibi uygun teknik ve idari tedbirleri uygular.

11. Çocukların ve Öğrencilerin Verileri

Çocuklara ve öğrencilere ait verilerin işlenmesinde veri minimizasyonu, amaçla sınırlılık ve erişim yetkilerinin sınırlandırılması ilkelerine özel önem verilir. Öğrenci verileri yalnızca eğitim, sınav takibi, çalışma planlaması, öğretmen-öğrenci iletişimi ve ilgili Platform hizmetleri için işlenir. Hukuken veli veya yasal temsilci işlemi gereken durumlarda gerekli işlemler veli veya yasal temsilci üzerinden yürütülür.

12. Aydınlatmanın Kayıt Altına Alınması

Bu metin kullanıcıya Bitasis’e ilk girişte veya kişisel verilerin elde edilmesi sırasında sunulur. Kullanıcıdan açık rıza vermesi değil, metni okuduğunu ve bilgilendirildiğini teyit etmesi istenir. İspat amacıyla kullanıcı kimliği, gösterilen metnin sürümü, tarih, saat, kanal, IP adresi, kullanıcı ajanı ve bilgilendirme beyanı kaydedilebilir. Esaslı değişikliklerde güncel sürüm yeniden sunulabilir.

13. İlgili Kişinin Hakları

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme, işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içi veya yurt dışındaki aktarılan üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini isteme, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, yalnızca otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

14. Veri Sorumlusuna Başvuru

KVKK kapsamındaki taleplerinizi sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@utopyai.com adresine veya aşağıdaki posta adresine iletebilirsiniz:

Başvuruda ad-soyad, başvuru yazılıysa imza, kimliği ve talebi belirlemeye yetecek bilgiler, iletişim bilgileri, talebin konusu ve varsa destekleyici belgeler bulunmalıdır. Şirket, yetkisiz başvuruları önlemek için ek kimlik doğrulama bilgisi isteyebilir. Başvurular mümkün olan en kısa sürede ve en geç mevzuatta belirtilen süre içinde sonuçlandırılır.

15. Güncellemeler

Bu metin; Platform özellikleri, kişisel veri işleme faaliyetleri, teknik altyapı, hizmet sağlayıcılar, yapay zekâ sistemi veya mevzuat değiştiğinde güncellenebilir. Güncel metin web ve mobil uygulamalarda yayımlanır. Esaslı değişiklikler ayrıca bildirilir ve gerekli hâllerde metin kullanıcıya yeniden sunulur.